Comunicaciones Judiciales y Administrativas durante la Pandemia COVID19

Fernando Malvestuto

El Dr. Fernando Daniel Malvestuto es Interventor del Registro Seccional Cañada de Gómez N° 2 y “B”, en la provincia de Santa Fe. Habiendo publicado ya seis artículos en nuestra Web (Ver Aquí), hoy presenta su primera colaboración de este difícil año 2020, ya analizando la ayer dictada Circular DANJ N° 1/2020

El contexto de emergencia:

Mucho no hace falta aclarar respecto al contexto nacional y mundial en el que se emite la normativa que estamos comentando, pero tal como cita la Circular DANJ N° 1/2020 en cuestión, la misma es dictada en el marco de “la emergencia pública en materia sanitaria establecida por la Ley N° 27.541, en virtud de la Pandemia declarada por la ORGANIZACIÓN MUNDIAL DE LA SALUD (OMS) en relación con el coronavirus COVID-19 que se dispuso mediante el Decreto N° DECNU-2020-260-APN-PTE del 12 de marzo de 2020…”.

Es en dicho marco de emergencia sanitaria que todos los poderes del Estado y en todos sus niveles han ido sancionando normativa y procedimientos específicos para tratar de encuadrar diversas situaciones que se ven impedidas o modificadas por el aislamiento social, preventivo y obligatorio dispuesto por el Decreto N° 297/2020.

Luego de la reapertura de los Registros Seccionales por parte de la DNRPA a partir del día 22 de Abril pasado, en nuestro ámbito registral también nos hemos ido encontrando con diversas circunstancias que impiden llevar a cabo nuestras tareas habituales como consecuencia de dicho marco de aislamiento o por el no funcionamiento completo de otras reparticiones públicas.

Ello ha llevado a que desde Dirección Nacional se fueran dictando algunas Disposiciones y Circulares para ir atendiendo las distintas particularidades que se fueron suscitando, y, en la Circular DANJ N° 1/2020 que nos compete en este artículo, se trató de darle un marco normativo al procedimiento que deben llevar a cabo los Registros Seccionales que reciben comunicaciones judiciales y administrativas que no cumplen acabadamente con todas las formalidades establecidas por el Digesto en el Capítulo XI del Título I.

Como todos sabemos, las formalidades que contempla dicho capítulo del Digesto están previstas teniendo en cuenta que, hasta el momento, la casi totalidad de los oficios judiciales y demás comunicaciones administrativas eran libradas por escrito, con sellos y firmas de los funcionarios autorizados por los códigos de rito correspondientes a cada jurisdicción provincial, o, en todo caso, por las previsiones del convenio de la Ley 22.172.

Es por eso que el Art. 5° de dicho Capítulo, Sección 1ra, establece que: Las comunicaciones aludidas precedentemente, se presentarán con original y DOS (2) copias simples y la Solicitud Tipo correspondiente como minuta.”

El cierre casi absoluto de las oficinas judiciales y reparticiones públicas en todo el país como consecuencia del aislamiento implementado por la normativa nacional, ocasionó que algunas medidas urgentes que se fueron librando en dicho contexto por dichas oficinas (o que se están haciendo en este momento de apertura parcial de las mismas) hayan sido de formas alternativas a la forma impresa, ya sea mediante el envío de emails con firmas digitales o simplemente con impresiones de las mismas por parte de los profesionales autorizados a diligenciarlas.

Las disposiciones de la Circular DANJ N° 1/2020:

Es ante dichas presentaciones que los Registros Seccionales han ido consultando a Dirección Nacional como deben actuar frente a estas situaciones no contempladas, y las respuestas de ésta mediante los tickets han ido conformando criterios de actuación cuya sistematización se intenta plasmar en la Circular DANJ N° 1/2020 ayer circularizada a todos los Registros Seccionales.

La circular en cuestión comienza estableciendo un criterio general de actuación que dispone que “… deberían arbitrarse los medios necesarios para poder tomar razón de todo trámite registral derivado de una orden judicial o de una orden administrativa emanada de autoridad competente que se instrumente en un archivo electrónico ya sea que se presente impreso o en algún formato digital.”

O sea, el principio general es que debe buscarse la manera de poder tomar razón de los mismos.

A renglón seguido, la Circular indica que cuando no existiera algún Convenio de Complementación por medio del cual Dirección Nacional haya acordado con alguna oficina o autoridad jurisdiccional el libramiento y recepción de comunicaciones por medios electrónicos, el Encargado deberá seguir bajo su exclusiva responsabilidad el procedimiento habitual de constatación que se realiza ante medidas que así lo requieren (transferencias ordenadas judicialmente, levantamiento de cautelares, etc), pero en este caso, se entiende que dicha constatación se amplía aún a algunas medidas que por lo general no requieren de constatación (por ejemplo traba de embargos), pero respecto de las cuales resulta necesaria la constatación a los fines de asegurarse de la real existencia de la orden en cuestión dadas las omisiones de las formas normales que deberían presentar según nuestra normativa.

A partir de aquí, la circular ya pasa a analizar algunos supuestos especiales de constatación como podría ser la posibilidad de que el Encargado constate la orden emitida con firma digital mediante la comprobación del certificado digital en cuestión.

Es decir, ante la presentación de un oficio impreso en el que conste que el mismo fue suscripto digitalmente por el funcionario correspondiente, deberá requerirse al presentante que remita al email oficial del Seccional el archivo digital (en formato PDF) que contenga la firma digital inserta que asegura la integridad del documento y la validez de la firma allí estampada.

Por el contrario, si la comunicación oficial fuera recibida directamente al email del Seccional en dicho formato (PDF con firma digital), una vez verificada la firma digital, no sería necesario ningún procedimiento adicional.

En ambos casos, teniendo dicho PDF, el Encargado puede constatar que el certificado utilizando por el firmante esté correctamente emitido por una Autoridad Certificante, y con ello tendría por constatada la medida.

Otro supuesto especial analizado por la circular es cuando algunas jurisdicciones utilicen para validar la identidad del firmante algún código validador, como el que utilizamos diariamente para consultar online el Título Digital de un automotor. En estos casos, validando el código que debe traer la comunicación recibida mediante los procedimientos indicados por la autoridad firmante de la orden en cuestión, podrá darse la misma por constatada.

Finalmente, el tercer supuesto especial contemplado son las comunicaciones judiciales que se envían desde Dirección Nacional a los Registros Seccionales y cuyo aviso de envío es recibido por el sistema ACE, y con los cuales se han encontrado muchos registros luego de la apertura de sus oficinas el pasado 22 de Abril.

Ante esos casos, también deberá llevarse adelante el procedimiento de constatación indicado en la circular, o sea que no debe dejar de constatarse por el simple hecho de haber sido remitidas por la Dirección Nacional.

Para cerrar el análisis de la normativa dictada, el último párrafo de la misma incluye una cuestión arancelaria que se consideró oportuno recordar a los Sres. Encargados.

En ese sentido, la circular nos dice que por más que las comunicaciones sean remitidas por medios digitales o no habituales, ello no implica que no deba dárseles el tratamiento habitual que los mismos llevan en cuanto a la presentación y arancelamiento correspondiente, sino que por el contrario, deberá confeccionarse y suscribirse el TP o ST02 (o 02E cuando corresponda, agregaremos) y abonar el arancel que exige al trámite de presentación en cuestión, salvo que el mismo se encuentre dentro de los parámetros de gratuidad establecidos por el Art. 4° Sección 1ra Capítulo III Título I del Digesto.

O sea, a modo de resumen, de recibirse una comunicación judicial o administrativa por medios no habituales (archivos digitales o impresiones de los mismos), deberá confeccionarse y suscribirse el formulario correspondiente, emitirse el recibo (en 0 si hubiera gratuidad) y una vez admitido el mismo, arbitrar los medios necesarios para que pueda constatarse la real existencia de la comunicación recibida, pero siempre teniendo en cuenta el principio general esbozado por Dirección Nacional de tratar de tomar razón de los mismos en la medida de lo posible.

Fernando Daniel Malvestuto

Interventor del Registro Seccional Cañada de Gómez N° 2 y “B”

Fernando Malvestuto

Dr. Fernando Malvestuto, Interventor del Registro Seccional Cañada de Gómez N° 2 y “B”, provincia de Santa Fe.

8°- 02.06.20: Sus colegas homenajean a Fernando en su cumpleaños

7° – 21.05.20: Comunicaciones Judiciales y Administrativas durante la Pandemia COVID19

6° – 26.12.19: ¿Qué hacemos ahora con el 08 «D»?

5° – 07.10.19: Trailers y Placa Alternativa

4° – 22.08.19: La bancarización de aranceles y la nueva Disposición D.N. N° 234/19

3° – 11.02.19: ¿Enajenación de Prenda con Inhibición del adquirente?

2° – 20.11.18: Descuento por utilización del 08D y Transferencia por Sucesión

1° – 17.09.18: ¿Puede transferirse un auto cuyo titular vendedor ha firmado pero sabemos fallecido?

¿Qué hacemos ahora con el 08D?

Fernando Malvestuto

Desde su Registro en Cañada de Gomez N° 2 y «B», provincia de Santa Fe, el Dr. Fernando Daniel Malvestuto se ha convertido en el Interventor con mayor presencia en notas de evaluación registral (Ver sus artículos previos). Hoy, para toda la Comunidad, trata la duda que sobrevuela nuestro sector desde que venció el descuento que se aplicaba a las Transferencias Digitales.

Introducción:

Haciendo un poco de historia, y tal como ya comentamos anteriormente, a través de la Disposición D.N. N° 206/17 de fecha 01/06/2017 se implementó la Solicitud Tipo 08 Digital, con el cual se peticionarían los trámites de transferencia de dominio de los automotores y motovehículos con una precarga digital a través de la página oficial de la Dirección Nacional, y dentro del marco y con los procesos propios de los trámites SITE.

Posteriormente, para tratar de masificar la utilización de este nuevo mecanismo, se decidió otorgar un descuento sobre los aranceles de dichas transferencias, habiéndose establecido en un primer momento un 20% por Resolución 828/2017, se amplió al 40% por Resolución 312/2018 y se volvió al 20% por Resolución 112/2019 atento la caída de las ventas de automotores y motovehículos que puso en jaque la ecuación económica financiera de los Registros Seccionales.

Ocurrido el vencimiento temporal del descuento en cuestión el día 10/12/2019, nos encontramos actualmente con la situación de que el sistema de precargas de transferencias digitales sigue en vigencia, se sigue utilizando por parte de algunos usuarios y mandatarios, pero al momento de ser admitidos en el Registro Seccional, las mismas no cuentan con descuento alguno.

El motivo claro para seguir utilizando el sistema es la mejora en los tiempos de preparación del trámite por parte de los usuarios y mandatarios (evita el tristemente célebre carbónico), y obviamente también la mejora en los tiempos de procesamiento por parte del Registro Seccional y la disminución de los errores que ocasiona tratar de adivinar a veces que pusieron los usuarios de manera manuscrita. Todo esto en el marco del proceso de modernización del Estado que intentó hacer la anterior gestión y la digitalización de los trámites que llevó a cabo Dirección Nacional.

Ahora bien, como suele suceder, por más ventajas evidentes que proporcione un método en particular, lo primero que se evalúa por los actores del sistema no es otro que el costo que el mismo implica, la cuestión económica casi siempre prima en las decisiones del homo sapiens registral.

Por lo tanto, finalizada la vigencia del descuento para las transferencias digitales, y el costo que implican las mismas en cuanto a la compra del 08D por parte de los mandatarios cuando son éstos los que hacen la precarga, y el costo del mismo para los Registros Seccionales (atento su bonificación al usuario), los actores se replantean la situación (poniendo en duda la conveniencia de seguir utilizando las transferencias con precarga), y está comenzando a re aparecer en escena el fantasma del carbónico…

El Quid de la cuestión, ¿Qué dice la norma?:

Establecido el punto central del planteo: ¿hace falta gastar un 08D?, creemos que la respuesta al interrogante no puede venir de otro lado que no sea la lectura de la fría letra de la norma. Es decir, por más que nos convenga no utilizarlo, o nos encante utilizarlo a pesar del costo, debemos ver que contempla la normativa, en qué casos es obligatorio usarlo y en cual optativo, para actuar en consecuencia y mantener nuestra actuación dentro del marco de la ley.

En primer lugar, nos referiremos a los casos en los que no existen dudas, como son los trámites en los que ambos usuarios concurren al Seccional sin tener ST 08 papel y en los que se presenta un 08 papel cerrado, es decir, con la firma de ambas partes ya estampadas y certificadas.

El primero de dichos casos se encuentra previsto en la Disposición D.N. Nº 101/18, que expresamente establece “Cuando las dos partes intervinientes en un trámite de transferencia de dominio de automotores o motovehículos concurrieran personalmente a la sede del Registro Seccional a iniciar el trámite, si no contaran con una Solicitud Tipo “08” o no hubieran practicado la precarga a través del Sistema de Trámites Electrónicos (SITE), la petición se practicará mediante el uso de la Solicitud Tipo “08-D”. […] La precarga de la información en el Sistema Único de Registración de Automotores (SURA) deberá ser realizada por personal del Registro Seccional…”

O sea que cuando vienen ambas partes sin 08 papel, es obligación del Registro Seccional efectuar la precarga a través de SITE-RS, admitirla e imprimir la ST 08D, la que por imperio del Art. 2° Sección 1ra Capítulo I Título I del Digesto es entregada gratuitamente al usuario, es decir, se bonifica. Este supuesto nunca tuvo descuento, por lo que no hay cambios en la operatoria luego del vencimiento del mismo.

El segundo supuesto, esto es cuando el usuario o mandatario presenta la transferencia utilizando una ST 08 papel con las firmas de ambas partes certificadas, la Circular D.N. N° 42/2017 había aclarado que “… si se presentare un usuario con una Solicitud Tipo 08 debidamente completada y con las firmas de ambas partes certificadas, deberá dársele tratamiento como trámite no digital aun cuando se hubiere practicado la precarga a través del SITE”.

Posteriormente, se habilitó por Circular D.N. N° 32/18 como excepción a dicho tratamiento no digital el caso de la presentación de dicha 08 papel cerrado por parte de un mandatario que efectuara la precarga en SITE, en cuyo caso sí tendría tratamiento como digital y, por lo tanto, sería beneficiario de descuento. Atento la extinción del descuento, sería raro que un mandatario siga haciendo la precarga y gastando un 08D en estos supuestos, aunque claramente puede darse.

Por lo tanto, es claro que ante la presentación de los usuarios de un 08 papel “cerrado”, es decir, con las firmas de ambas partes certificadas, por más que haya precarga se utilizará dicha Solicitud Tipo para implementar el trámite, sin necesidad de imprimir 08D.

Ahora bien, finalmente, y en relación al supuesto que hoy en día nos está haciendo dudar a todos los actores del sistema, la solución también viene dada por la letra expresa de la norma.

En este caso, la respuesta está en nuestra norma básica, que es el Digesto de Normas Técnico Registrales, específicamente en la Sección 13ra del Capítulo II del Título II, en la que se regula lo referente a la “TRANSFERENCIA DE AUTOMOTORES Y MOTOVEHÍCULOS CON PRECARGA DE DATOS MEDIANTE SOLICITUD TIPO «08-D».

En dicha sección, en el Art. 3°, se contempla específicamente el caso bajo análisis: “Cuando alguna de las partes cuente con un juego de Solicitudes Tipo «08» en formato papel y del antiguo formato con las firmas de cualquiera de ellas debidamente certificadas, podrá optarse por efectuar la precarga de la totalidad de los datos exigidos a través del Sistema de Trámites Electrónicos (S.I.T.E.) para que sean volcados en la Solicitud Tipo «08-D»”.

Lo que debemos observar en primer lugar es que la norma ante el supuesto de presentación de un usuario con un 08 papel con sólo una firma certificada, le da la opción a dicho usuario de realizar o no la precarga, o sea puede hacerla o no.

Pero distinta es la situación respecto de la actitud que debe tomar el Registro Seccional ante la opción efectuada por el usuario. Si éste optó por hacer la precarga, dicho artículo establece que “En estos casos se procederá del siguiente modo:…” y a continuación detalla el procedimiento a seguir por parte del Seccional tendiente a imprimir el 08D y admitir dicho trámite en cuestión. Por lo tanto, es claro que ante un usuario que se presenta al Registro Seccional con un 08 papel con la firma certificada de cualquiera de las partes, si realizó la precarga, debe admitirse como trámite digital y por lo tanto, consumir un 08D.

Por el contrario, y a contrario sensu, se desprende de que, si no realizó precarga, se completará y certificará la firma de la parte faltante en el 08 papel presentado, no dándosele tratamiento de trámite digital.

Es de esta manera que la normativa nos da una solución clara al respecto, determinando la opción del usuario en cuanto a hacer o no la precarga, lo que nos obliga a darle o no tratamiento digital, y, en consecuencia, consumir o no un 08D.

Acerca del costo de la ST 08D

Evaluadas las directivas que nos da la normativa en relación a cuando se debe usar o no el 08D, y concluyendo que no depende de lo que quiera el Registro Seccional, sino en definitiva de cómo presente el trámite el usuario, haremos un breve análisis de quien es en realidad el que asume el costo de dicha Solicitud Tipo.

La cuestión no es menor, ya que a lo mejor algún Seccional, con la finalidad de ahorrarse el costo de dicha Solicitud Tipo 08D fuerza la situación y termina incumpliendo la norma expresa.

En el caso de los trámites que sean precargados por el mandatario no existen dudas, es el propio mandatario quien debe adquirir la ST 08D y obviamente trasladará dicho costo a su cliente. Como dijimos anteriormente, atento no tener beneficio alguno para el mandatario ni para su cliente hacer la precarga (salvo el ahorro de tiempo que implica no tener que llenar a mano o a máquina el 08 papel), creemos que no será muy utilizado por ellos.

Por otro lado, cuando es el Registro Seccional quien pone y bonifica la Solicitud Tipo 08D al usuario (en las distintas variantes que hemos visto anteriormente), es obvio que quien compra a los Entes Cooperadores dicha Solicitud Tipo es el Seccional. Ahora bien, este costo que asumen en un primer momento los Seccionales es luego reconocido por el Ministerio de Justicia al momento de liquidar emolumentos, ya que el 08D fueincluido en su momento dentro del listado de elementos registrales cuyo costo se deduce de la recaudación total para calcular emolumentos.

Es decir que, si bien los Registros Seccionales compran dicha documentación de su bolsillo, luego les es reconocido por el Ministerio al deducirse del giro que se hace todos los meses al mismo. Por lo tanto, podríamos decir que eventualmente el “costo” que tiene el Seccional al utilizar el 08D es la inmovilización del dinero utilizado para la compra del mismo hasta su efectiva utilización.

Pero ojo, la situación es distinta para aquellos Seccionales con menor cantidad de trámites que no llegan al mínimo a partir del cual se gira al Ministerio, en cuyo caso no hay giro del cual detraer el costo de los elementos registrales o en todo caso ese giro sólo está compuesto por el monto correspondiente a certificaciones de firma, que según cada caso, tampoco puede llegar a alcanzar…

Corolario:

Estamos en una etapa de transición claramente, en la que aguardamos la asunción de nuevas autoridades en Dirección Nacional, y serán ellas las que determinarán el futuro próximo del 08D y las transferencias digitales.

No obstante, en el corto plazo, ante la ausencia del descuento para dichas transferencias y la costumbre no perdida de entregar los vehículos en agencias con el “08 papel firmado”, seguramente nos encontremos con el regreso del nunca olvidado papel carbónico en muchos trámites que presentarán aquellos usuarios que compren un vehículo usado y les sea entregado dicho 08 papel con la firma certificada del vendedor, y concurran al Seccional para presentar el trámite, ya sea solos o con un mandatario.

Justamente la decisión de hacerle consumir o no un 08D al Registro la tendrá dicho usuario, al hacer la precarga del trámite en el SITE. Por su parte, los mandatarios no se verán seducidos a hacer la precarga ya que les implica el consumo y gasto de un 08D que ellos mismos deben adquirir.

Respecto del efectivo costo para el Seccional, como vimos, la utilización del 08D no genera una alteración mayor en la ecuación económica financiera del mismo (salvo para los que tengan pocos trámites mensuales), por lo que no es una excusa para perder los beneficios que conlleva la precarga y digitalización del trámite.

Dr. Fernando Daniel Malvestuto

Interventor

Registro Seccional 21062/45040

Cañada de Gómez Nro 2 y “B” – Santa Fe