Firma Digital: Su aplicación en trámites administrativos

El Dr. Eduardo Mascheroni es docente en cursos de capacitación de Mandatarios del Automotor en todo el país. Hoy en nuestra Web, un análisis de la Firma Digital, de implementación paulatina en los Registros Seccionales del país.

Por el  Decreto 182/2019 se derogan los decretos reglamentarios vigentes hasta entonces de la Ley N° 25.506 de Firma Digital, ello encuadrado en el Plan de Modernización del  Estado, con el objetivo de la administración pública nacional de “despapelizarse”.

Acotaremos que  la expresión escrita puede hacerse constar en cualquier soporte (incluyendo los documentos digitales) y que  el soporte digital ha desplazado en buena medida al soporte papel, pero la  firma digital no está difundida en la práctica.

Por ello, el decreto dictado parece tener el objetivo de adaptar las normas a los avances tecnológicos y crear un clima de confianza en el entorno digital para incrementar la economía digital, la prestación de servicios en línea públicos y privados y el comercio electrónico, dado que pese a que la ley de firma digital data del año 2001, son realmente pocos los privados que tienen y usan un certificado digital, quizás por su falta de practicidad como dijimos, o porque para poder avanzar en el plano digital y migrar la firma de documentos y contratos del método presencial tradicional al digital se requiere, una plataforma de firma digital confiable.

Todo enmarcado,  como  señalamos en notas anteriores , en el Código Civil  y Comercial, artículo 288 que señala “en los instrumentos generados por medios electrónicos, el requisito de la firma de una persona queda satisfecho si se utiliza una firma digital, que asegure indubitablemente la autoría e integridad del instrumento”, en consonancia con la ley de Firma Digital , al expresar que cuando un documento es firmado digitalmente se presume la autoría, la integridad del documento y que el documento proviene de la persona titular del certificado electrónico de firma.

Y no debe confundirse la  firma digital con la firma electrónica,  para poder firmar digitalmente hay que obtener un certificado de un certificador licenciado por el Estado, que verifica la identidad de una persona (es necesario presentarse físicamente ante el certificador y demostrar la identidad a través de datos biométricos) y emite un certificado digital que habilita a su titular a firmar digitalmente mientras el certificado se encuentre vigente. Una vez que la firma digital se plasma en un documento de soporte digital, la integridad del documento no puede ser alterada sin que la alteración posterior a la firma sea advertida.

La firma electrónica en cambio se caracteriza por carecer de alguno de los requisitos legales para ser considerada firma digital. Este defecto altera la carga de la prueba de su veracidad: corresponde a quien la invoca acreditar su validez.

Así tenemos que el Decreto Nº 182/19, en su anexo,  destaca:

1.- El artículo 2° establece que “La firma digital de un documento electrónico satisface el requisito de certificación de firma para la firma ológrafa”. Estas dos cualidades sumadas a las presunciones de autoría, integridad y procedencia refuerzan la teoría de quienes argumentan la firma digital tiene mayor valor que la firma ológrafa, ya que un documento digital firmado digitalmente tiene la fuerza probatoria de un documento público y ahora además puede tener la validez de un documento entre privados con firma certificada.

En  el artículo 3°,  se estipula que cuando una norma requiera la formalidad de escritura pública para otorgar poderes generales o particulares, para todo tipo de gestiones ante la Administración Pública Nacional, como por ejemplo diligenciar actuaciones, interponer recursos administrativos, realizar trámites, formular peticiones o solicitar inscripciones, dicho requisito se considerará satisfecho mediante el apoderamiento realizado por el interesado en la plataforma de Trámites a Distancia ( “TAD”) del sistema de Gestión Documental Electrónica, salvo que exista una disposición en contrario.

2.- El artículo 4° reconoce tres tipos de firmas digitales para los documentos electrónicos que se incorporen a través de la plataforma TAD, las cuales son: a) Firma digital remota, consistente en un sistema de validación e identificación a través de un dispositivo remoto como podría ser un teléfono inteligente ; b) Firma digital con dispositivo criptográfico externo cuya diferencia se encuentra en el hecho de requerir un Token  para validar e identificar al firmante; c) Firma digital con certificado del sistema, donde el modo de validar e identificar al firmante digital, se realiza a través de un software.

Por ejemplo, en la Sociedad Anónimas Simplificada, sus administradores, podrán firmar las actas y otra documentación relevante a través de la plataforma TAD con la firma digital remota.

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3.- Para habilitar la firma digital, se debe solicitar un turno a través de este sitio web, donde se debe seleccionar una fecha para concurrir a una cita, en alguna de las dos sedes donde  se está gestionando el certificado digital, Av. Roque Saenz Peña 637, C.A.B.A. y Perú 143, piso 6, C.AB.A. A dicha cita se deberá concurrir con el DNI y un teléfono inteligente con una aplicación para generar el OTP (One Time Password) y se llevará a cabo la corroboración de los datos biométricos del solicitante. En caso de que no haya inconvenientes en la validación de la identidad, se expedirá el certificado digital que habilitará al solicitante a firmar digitalmente documentos electrónicos.

Esto amén del trámite que se está implementando desde abril pasado en algunos Registros Seccionales de la Propiedad Automotor (Disposición D.N. Nº 15/19) para inscribir a las personas físicas que deseen registrar su firma digital.

4.- La firma digital suplirá el requisito de certificación de firma para las firmas ológrafas y los documentos, registros o datos electrónicos, deberán ser almacenados por los intervinientes o por prestadores de servicios de confianza, durante los plazos establecidos en las normas específicas. Aquí, se  incorpora  la figura de los prestadores de servicios de confianza.

5) En cuanto a los componentes de la infraestructura de la firma digital,  encontramos:  a) la autoridad certificante raíz de la República Argentina; b) el Ente Licenciante; c) los certificadores licenciados; d) las autoridades de sello de tiempo; e) los suscriptores de los certificados; f) los terceros usuarios; g) los certificadores reconocidos por la Autoridad de Aplicación; h) el Organismo Auditante; i) los prestadores de servicios de confianza.

6) En el artículo 8, el deber de confidencialidad rige para todas las personas que compongan la infraestructura de firma digital, previamente esta exigencia sólo le cabía a las entidades auditantes.

7) La mayor jerarquía de la Infraestructura de Firma Digital es la Autoridad Certificante Raíz,  bajo la órbita de la Secretaría de Modernización Administrativa de la  Nación, su tarea es emitir los certificados digitales a los certificadores licenciados, una vez aprobado su licenciamiento.

8) Estos certificadores licenciados tendrán la responsabilidad de emitir los certificados digitales, que serán aquellos que permitirán a los usuarios insertar la firma digital al validar la identidad del firmante. A este respecto, se aclara que dichos certificados digitales son de carácter personal del tercero usuario e interoperables en los distintos sistemas.

9)  El Sistema de Auditoría corresponde a la Sindicatura General de la Nación y  tiene la facultad de realizar auditorías de inicio, renovación, periódicas anuales y extraordinarias. Las primeras dos serán requisitos para el otorgamiento de la licencia de certificadores, mientras que las dos últimas se realizarán a solicitud del Ente Licenciante  quien, a su vez determinará la periodicidad de las auditorías.

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10)  La nueva normativa deroga  la posibilidad de ser auditores a universidades y organismos científicos,  colegios y consejos profesionales, se alega para evitar la cuestión del conflicto de intereses.

11) Relacionado con lo dicho en el párrafo precedente, el articulo 14 introduce como requisito para la renovación de las licencias de certificador (que continúan teniendo un plazo de duración de cinco años) la exigencia de una auditoría previa que acredite el cumplimiento de la normativa vigente y de las condiciones técnicas y de procedimientos comprometidas al momento del licenciamiento.

12)  En el Ente Licenciante, la Secretaría de Gobierno tendrá un rol sancionatorio y la Secretaría de Modernización, se encontrará abocada a determinar los estándares tecnológicos y de seguridad aplicables, ya que la primera, se encargará, de revocar licencias por incumplimiento, disponer instrucción sumaria, aplicar sanciones e inhabilitar de forma temporal o permanente a todo certificador licenciado que no respete los requerimientos legales.

13) El artículo 16 faculta al Ente Licenciante a establecer los procedimientos y demás condiciones para el reconocimiento de certificados emitidos por certificadores de otros países, lo que abre la puerta hacia la internacionalidad de la firma digital.

14) El artículo 18 , señala que cualquier responsabilidad que pueda emanar de un certificador licenciado, público o privado, no comprometerá al Estado. Esta limitación de responsabilidad lo es en cuanto Ente Licenciante, entendiéndose contrario sensu que sí le podrá caber responsabilidad pecuniaria por certificador licenciado público.

15)  Asimismo, y relacionado con esta calidad de licenciante del Ente, se establece en el artículo 21 que los certificadores licenciados debe estar domiciliados en el país y  verificar los datos de identidad de quienes soliciten la firma  digital de  manera presencial, mediante  datos biométricos.

16 ) Sobre las Autoridades de Registro, su función consiste en validar los datos de identidad y otros datos de los suscriptores de certificados y de registro de las presentaciones y trámites, siempre y cuando dicha tarea les sea delegada por un certificador licenciado y con relación a dicha función, la nueva reglamentación no deja duda al exigir la presencia física del solicitante ante la Autoridad de Registro (o Certificador Licenciado, en caso de no haber delegado dicha tarea) para la emisión del certificado digital.

También, se delinea un mínimo de roles que deben ser suplidos por personal idóneo dentro de cada Autoridad de Registro, a saber  Responsable de la Autoridad de Registro quien será el encargado de ser el nexo formal de comunicación entre el Responsable de la Autoridad Certificante y la Autoridad de Registro;  y  Oficial de Registro cuya responsabilidad consistirá en ejecutar la operatoria principal de la Autoridad de Registro; así como el  Responsable de Soporte Técnico que tendrá la responsabilidad de brindar soporte técnico y capacitación.

Y se les impone a las Autoridades de Registro un deber de cooperación entre aquellas que se encuentren vinculadas a un mismo Certificador Licenciado.

El artículo 31 admite la operatoria de las Autoridades de Registro tanto en modalidad fija, como móvil, debiendo constituir un domicilio y tantas sedes como sean necesarias.

17) Los Servicios de Confianza, nueva figura dentro de la Infraestructura de Firma Digital, son aquellos terceros, ya sean personas humanas, jurídicas, consorcios, entes públicos, entes públicos no estatales, que tengan a su cargo una tarea que se denomina “Servicios de Confianza”. Los mismos podrán consistir en servicio electrónico de conservación de archivos digitales, custodia de declaraciones de voluntad realizadas en formato electrónico, notificación fehaciente de documentos electrónicos, entre otros.

18) Podemos colegir entonces, y en cuanto a la aplicación práctica de la firma digital, que estamos en presencia, luego del dictado de la ley de firma digital en el año 2001, su reforma del 2017, y los sucesivos  reglamentos, desde el 2016, de normas concretas para instrumentarla y  utilizarla en forma real y efectiva en trámites administrativos, con su posible aplicación a futuro mediato en trámites contractuales (como acontece con la prenda digital, ya comentada por nuestra parte en Panorama) pero no suponen, por ahora , la inserción en trámites registrales del automotor, por los usuarios, aunque los seccionales en su relación con la Dirección Nacional, podrán hacer uso, en documentos administrativos, de la misma.

19) Sería conveniente, sí, rescatar el glosario de términos usuales en estas gestiones digitales para acostumbrar al ciudadano, a comprenderlos y visibilizarlos (se los aprecia en la reglamentación que es suplida por la actual, es decir el Anexo I del Decreto N° 2628/2002).

20) El objetivo es el desarrollo de la plataforma TAD y de la desburocratización del Estado, ya existen un gran número de trámites administrativos que se pueden gestionar a través de la  mencionada plataforma que son enteramente digitales, con reducción en los costos y tiempos de los trámites que deben llevar a cabo los ciudadanos y los profesionales, ante la Administración Pública Nacional, sin olvidar en términos medioambientales, ahorrarse un dispendio  de papel y de espacio para el archivo de los mismos.

Es de mención que varias jurisdicciones provinciales han adherido a la firma digital, como  las provincias de Buenos Aires, Corrientes, Córdoba o Santa Cruz.

Por último, no podemos dejar de mencionar que en la actualidad los certificadores son pocos.

Dr. Eduardo Mascheroni

4 comentarios en “Firma Digital: Su aplicación en trámites administrativos”

    1. Estimado Dr: me honra su comentario, reciba la expresión de todo mi respeto, y como ya sabe, sus artículos que son maravillosas pinturas de situaciones trascendentes , resultan muy preciados para mi. Saludos cordiales.

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