Días de videollamadas: Cómo organizar charlas virtuales más dinámicas y exitosas
El brote inicial de coronavirus y la posterior cuarentena, forzó a muchos afectados a modificar sus costumbres. Ya sea por motivos educativos, laborales, familiares o sanitarios, un gran número de personas tuvo que instalar alguna herramienta digital para volver a comunicarse. Para quienes se animan a moderar una charla virtual con poca experiencia o los que asisten por primera vez, consejos y recomendaciones de expertos para que las sesiones sean más dinámicas y exitosas.
El primer objetivo es seleccionar la aplicación que resulte más versátil para el tipo de charla que se ofrece, priorizando aquellas que manejen todos o que ya estén instaladas. En esta lista se incluyen desde las más elementales y hogareñas como WhatsApp o Discord, la archiconocida Zoom o Skype, hasta las más profesionales como Microsoft Teams o Slack.
Lo recomendable es que el moderador ingrese a la sala virtual con 20 minutos de anticipación, para verificar que auriculares y micrófonos operen al volumen adecuado, cargar los documentos, configurar cualquier detalle sobre los permisos, dar la bienvenida a cada participante y asistir a los menos experimentados.
“Es clave testear previamente el audio y tener en claro cómo funcionan las herramientas que le darán soporte a la charla. El que facilita la reunión, debe asegurar algún canal de comunicación inmediato con al menos uno de los participantes para que lo alerten sobre cualquier imprevistos de índole técnica”, apunta Pablo Sanchez, Coach de Baufest Argentina, firma especializada en software e innovación.
La mayoría de las aplicaciones permiten conectarse desde el móvil o la computadora. Mientras la primera opción es más práctica y predomina en entornos informales, la notebook es más funcional, cómoda y está relacionada con el mundo laboral o la educación.
“Hay una variedad de actividades de la vida cotidiana que muchos no están acostumbrados a hacer de manera online pero que se pueden hacer sin problemas: por ejemplo una consulta médica o un curso de cocina, una sesión de terapia, juegos entre abuelos y nietos”, remarca Rabai.
Cuando todos los participantes están conectados, el anfitrión debe inaugurar la sesión, describir las pautas básicas del evento, realiza una introducción de los temas a tratar y seguir la agenda.
“Hay que establecer con claridad el objetivo de la reunión en la convocatoria. Informar lo que el equipo va a hacer en la reunión y cuáles son las metas. Si se recurre a un software externo, realizar las primeras actividades dentro de la reunión para que los participantes aprendan a usarlo. No se debe asumir todos frecuentan la tecnología, por más simple que parezca. Incluso, si es algo novedoso, es una buena idea organizar una capacitación previa”, puntualiza Sanchez.
Fuente: Clarin.com
